Systèmes d’information médicale de 3M Étude de cas

Réduction marquée de la durée des séjours à St. John’s, Terre-Neuve, grâce au logiciel Codefinder(MC) et au Système de gestion de données médicales 3M(MC)

L’HCCSJ (Health Care Corporation of St. John’s) a récemment introduit dans ses programmes de médecine et de santé mentale une initiative fondée sur des références nationales qui a grandement réduit la durée des séjours en hôpital. On a ainsi pu diminuer considérablement l’emploi des ressources tout en maintenant une même qualité de soins.

    Il est à déplorer cependant que le fait de raccourcir la durée des séjours puisse donner lieu à une certaine controverse. « Les patients semblent penser que nous les poussons hors de l’hôpital », explique Evelyn Connors, directrice aux archives médicales, Service des renseignements cliniques de l’HCCSJ. « Mais l’hôpital n’est pas nécessairement un endroit sain où se trouver. Après avoir quitté l’hôpital, les gens dorment mieux, ont une meilleure alimentation et ont tendance à bouger plus », tous concourrant à une guérison plus rapide.

    L’HCCSJ est l’organisme de santé le plus important de Terre-Neuve et du Labrador et l’un des principaux employeurs provinciaux. Il gère les hôpitaux, les centres de santé et les cliniques dans la région métropolitaine de St. John’s, dont le General Hospital, le St. Clare’s Mercy Hospital et le Janeway Children’s Health and Rehabilitation Centre. C’est aussi un centre d’enseignement affilié à la Memorial University.

    En 2001, l’HCCSJ connaissait de sérieux problèmes de déficit. Il était alors d’avis qu’une compression des coûts était absolument nécessaire, mais non au détriment de la qualité des soins. Il voulait fournir de bons soins aux bons patients en utilisant les bonnes ressources. Quand il s’est aperçu que ses durées de séjour dépassaient de beaucoup les normes nationales, il a compris qu’il devait prendre des mesures correctives.

    « Nous cherchons à identifier les choses que nous pouvons ou ne pouvons pas contrôler», d’ajouter Mme Connors. « Est-ce que le patient attend d’avoir un lit dans une autre collectivité ou existe-t-il des problèmes de soins à domicile ? »

    L’HCCSJ utilise le logiciel CodefinderMC 3MMC pour fixer des objectifs de durée de séjours en suivant une voie de codification sur un ordinateur portatif et en calculant la durée prévue de séjour pour chaque patient. Ce système tient compte du diagnostic fait au patient à l’admission, des comorbidités et des diagnostics secondaires. Les données sont ensuite regroupées avec celles des groupes clients (CMGMC) de l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS). Pour les cas complexes, la durée prévue du séjour est plus longue, et pour les cas peu complexes, la durée prévue du séjour est plus courte. Le logiciel CodefinderMC a été installé dans un ordinateur portatif et la codification a été effectuée en salle d’hôpital plutôt qu’au Service des archives médicales.

    « On a ainsi pu interroger directement le personnel médical », déclare Mme Connors. « Quand nous ne savions pas trop quel devrait être le diagnostic, nous lui faisions voir les choix dans le logiciel CodefinderMC. »

    La technologie du logiciel CodefinderMC, basée sur l’arbre décisionnel, fait le lien entre les codes CIM-10-CA/CCI et le langage clinique, ce qui permet de communiquer plus facilement tous les aspects du diagnostic et les codes de procédure aux autres professionnels de la santé. La codification en salle d’hôpital renseigne aussi les autres sur les connaissances et la compétence des archivistes.

    Dans toute initiative d’amélioration de la qualité, il est important de partager l’information afin que les connaissances se concrétisent dans la pratique clinique. Les références nationales fournies par l’ICIS contribuent à renseigner les médecins sur les prévisions touchant les durées de séjour. La plupart des médecins déterminent les durées de séjour en se fondant sur leur expérience professionnelle et non sur les normes nationales.

    Si, pour un patient, la date prévue de congé était dépassée, un réflecteur vert fluorescent apparaîtrait sur sa fiche médicale et des membres de l’équipe responsable de l’efficacité clinique poseraient des questions au prestateur des soins afin d’en connaître la raison. L’HCCSJ a utilisé le Système de gestion de données médicales 3MMC pour générer des rapports et segmenter l’efficacité par programme et par site. Les rapports incluaient le nombre total de cas, les jours quant aux autres niveaux de soins (Alternate Level of Care), la durée moyenne des séjours et la pondération de la consommation des ressources. L’équipe a ensuite cherché à savoir pourquoi le patient occupait toujours ce lit et a fourni des commentaires au Gouvernement.

    Bref, l’HCCSJ a réussi à atteindre ses objectifs. L’écart dans les durées de séjour s’est grandement amenuisé (une amélioration qui est passée de 12 % à 63 % dans les programmes de médecine et de santé mentale) et une documentation plus poussée a permis d’atteindre des niveaux de complexité équivalents à ceux des autres hôpitaux canadiens. Cet organisme a été en mesure de dresser un  plan de congés opportun et approprié et de fournir des données concernant les retards dans les soins aux patients. La référence de l’ICIS sur la durée prévue des séjours a fixé des attentes et des objectifs clairs et précis. C’est l’obtention de données complètes et exactes qui a été à la base de cette amélioration. En adoptant un esprit d’équipe dans la prestation des soins aux patients, il a été possible de créer un lien entre l’information clinique et la pratique clinique.